menerima tamu

Etika Menerima Tamu

Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :

• Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).
• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
• Berikan sapaan ramah kepada tamu.

1.Penanganan Ruangan Tamu

Sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :
• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
• Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :
- buku tamu
- kartu pengenal tamu
- majalah/koran
- brosur/katalog perusahaan
- tempat sampah/asbak
• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.

2. Tata Cara Mengantar dan Melayani Tamu

a)     Jangan membeda-bedakan tamu
b)     Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan
c)      Apabila tamu datang segera sambut
d)     Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menuju kearah dengan telunjuk adalah sifat yang tidak sopan.
e)     Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan berjalan agak ke depan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok ke belakang untuk memperhatikan jalan tamu.
f)       Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam
g)     Tamu yang diterima biasanya dipersilahkanuntukmasukdanmenunggudiruangantamu yang sudahdisediakanolehkantor.

Hal-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor

Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :

a)    Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat

b)    Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan.

c)     Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.

d)     Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis di kertas catatan.

e)    Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.

Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :
Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :
a. Bersikap sopan dan ramah
b. Berkepribadian menarik
c. Bijaksana
d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan lainnya.

Cara Pelayanan Tamu Kantor
Sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
1. Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
 2. Memberikan kesan yang paling menyenangkan
 3. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat.
 4. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.
5.  Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu.
6. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang diungkapkan oleh tamu.
7. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agar meninggalkan pesan. Catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.

 

Jenis-jenis Tamu dan Cara Pelayanannya:

Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:

1. Tamu dengan perjanjian
2. Tamu tak dikenal
3. Tamu yang menolak memberitahu keperluannya mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut. Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.
4. Tamu atau pelanggan yang datang tanpa perjanjian untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan
5. Anggota keluarga atau teman atasan
6. Tamu yang tak diingikan
7. Pramuniaga atau salesman
8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik
9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretaris

10.         Tamu ketika atasan membatalkan janji

Cara membuat rencana kerja

1. Tentukan untuk apa rencana kerja itu Anda susun. Ada beragam alasan kita menyusun rencana kerja. Tentukan tujuan itu sedari awal agar Anda bisa mempersiapkan proyek dengan baik. Ingat, sebagian besar rencana kerja berlaku untuk jangka waktu tertentu, misalnya 6 bulan atau 1 tahun.

   • Di kantor rencana kerja membantu atasan Anda mengetahui proyek apa yang akan Anda kerjakan selama beberapa bulan ke depan. Atasan Anda butuh informasi itu biasanya seusai tinjauan kinerja tahunan atau ketika tim Anda menggarap proyek besar. Rencana kerja juga bisa berupa hasil dari sesi perencanaan strategis yang dibuat perusahaan di awal kalender atau tahun fiskal baru.
   • Di dunia akademik rencana kerja cocok digunakan oleh mahasiswa untuk mengerjakan proyek besar, atau oleh dosen untuk merancang silabus per semester.
   • Untuk proyek pribadi, rencana kerja memberi Anda gambaran, apa yang Anda berniat lakukan, bagaimana Anda akan melakukannya, dan kapan Anda berencana menyelesaikannya.
   Iklan
2. 
   2
   Tulis pendahuluan dan latar belakang. Untuk rencana kerja profesional, Anda harus menulis pendahuluan dan latar belakang. Atasan atau manajer Anda akan memperoleh informasi yang mereka butuhkan untuk memahami rencana kerja itu. Sebaliknya, dalam rencana kerja akademik biasanya tidak perlu ada pendahuluan dan latar belakang.

   • Pendahuluan sebaiknya singkat dan menarik. Ingatkan atasan Anda kenapa Anda membuat rencana kerja itu. Kenalkan padanya proyek yang akan Anda kerjakan selama kurun waktu tertentu.
   • Latar belakang sebaiknya menyoroti alasan Anda membuat rencana kerja itu. Anda bisa melakukannya, misalnya, dengan menyajikan detail atau statistik laporan terbaru, mengidentifikasi masalah yang perlu diatasi, atau alasan lainnya berdasarkan masukan dan umpan balik yang Anda terima selama mengerjakan proyek sebelumnya.
3. 
   3
   Tentukan tujuan dan target. Tujuan dan target adalah dua hal yang saling terkait. Dalam rencana kerja, keduanya sama-sama mengarah ke pencapaian hasil. Bedanya, tujuan bersifat umum, sedangkan target lebih spesifik.

   • Tujuan adalah gambaran keseluruhan proyek Anda. Tuliskan apa saja hasil akhir yang Anda inginkan dari rencana kerja itu. Usahakan cakupannya luas. Misalnya, Anda ingin menyelesaikan makalah penelitian atau belajar menulis.
   • Target sebaiknya spesifik dan nyata. Dengan kata lain, Anda harus bisa mencoret langkah-langkah yang ada di daftar target setelah Anda menyelesaikannya. Menemukan narasumber yang bisa diwawancarai untuk makalah penelitian Anda termasuk contoh target yang bagus.
   • Kalau target-target yang ada terlalu beragam, Anda bisa memecahnya jadi jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Misalnya, target jangka pendek perusahaan untuk meningkatkan jumlah audiens sebesar 30% dalam tiga bulan berbeda dengan target jangka panjang untuk memperkuat visibilitas merek (brand) di media sosial selama setahun.
   • Target biasanya ditulis dalam kalimat aktif menggunakan kata kerja tindakan dengan makna spesifik. Misalnya, "merencanakan", "menulis", "meningkatkan", dan "mengukur". Hindari kata kerja dengan makna samar seperti "memelajari", "memahami", dan "mengetahui".
4. 
   4
   Susun rencana kerja dengan target-target yang "SMART". SMART adalah akronim yang biasa digunakan untuk mencari hasil yang lebih nyata dan bisa dikerjakan dalam rencana kerja.

   • Specific berarti terperinci. Apa tepatnya yang akan kita lakukan untuk siapa? Uraikan populasi yang akan Anda layani dan semua tindakan spesifik yang akan Anda gunakan untuk membantu mereka.
   • Measurable berarti terukur. Apakah target itu kuantitatif dan bisa diukur? Bisakah Anda menghitung hasilnya? Apakah Anda menyusun rencana kerja itu sehingga "tingkat kesehatan di Afrika Selatan meningkat pada tahun 2012"? Atau, apakah Anda menyusunnya agar "jumlah kasus infeksi HIV/AIDS pada bayi yang baru lahir di Afrika Selatan turun sebanyak 20% pada tahun 2020"?
     
     • Ingat, angka dasar perlu ditentukan untuk menghitung perubahan. Kalau Anda tidak tahu berapa banyak bayi yang baru lahir di Afrika Selatan yang terjangkiti HIV/AIDS, bagaimana Anda bisa memastikan bahwa jumlah kasus berkurang 20%?
   • Achievable berarti bisa dicapai. Bisakah Anda menyelesaikannya dalam waktu yang telah ditetapkan dengan sumber daya yang Anda miliki? Mengingat segala keterbatasan yang ada, target Anda harus realistis. Meningkatkan penjualan hingga 500% masuk akal kalau perusahaan Anda tergolong kecil. Meningkatkan penjualan hingga 500% adalah target yang nyaris mustahil tercapai oleh perusahaan yang telah mendominasi pasar.
     
     • Di situasi tertentu, Anda mungkin perlu berkonsultasi dengan seorang pakar untuk memastikan target-target dalam rencana kerja Anda memang bisa dicapai.
   • Relevant adalah terkait kepentingan. Akankah target itu berdampak pada tujuan atau strategi yang Anda inginkan? Walau penting bagi kesehatan umumnya, benarkah pengukuran tinggi badan dan berat badan siswa SMA bisa langsung mengarah ke perubahan prosedur kesehatan mental? Pastikan target dan metode kerja Anda memiliki keterkaitan yang jelas dan intuitif.
   • Time bound adalah terikat waktu. Kapan target itu tercapai, dan/atau kapan Anda tahu Anda telah menyelesaikannya? Tentukan tanggal berakhirnya proyek. Sebutkan pula, kalau ada, hasil akhir seperti apa yang bisa menyebabkan proyek Anda berakhir lebih dini, dengan semua hasil tercapai.
5. 
   5
   Cantumkan sumber daya yang Anda miliki. Dalam daftar ini tulis semua yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan dan target. Sumber daya beragam bentuknya, tergantung untuk apa rencana kerja itu Anda buat.

   • Sumber daya di kantor meliputi anggaran keuangan, karyawan, konsultan, bangunan atau ruangan, dan buku-buku. Anggaran yang mendetail bisa Anda lampirkan kalau rencana kerja itu lebih formal.
   • Sumber daya di dunia akademis meliputi akses ke berbagai perpustakaan; bahan penelitian seperti buku-buku, koran, dan jurnal; komputer dan akses internet; serta profesor atau orang lain yang bisa membantu Anda ketika Anda ingin bertanya.
6. 
   6
   Kenali batasan yang ada. Batasan adalah hambatan yang bisa jadi menghalangi upaya Anda mencapai tujuan dan target. Misalnya, ketika mengerjakan tugas penelitian di sekolah atau kampus, jadwal Anda ternyata terlalu padat sehingga Anda tidak bisa meneliti dan menulis dengan baik. Karena itu, batasan Anda adalah jadwal yang padat. Coba hilangkan komitmen lain sepanjang semester itu agar Anda bisa menyelesaikan rencana kerja secara efektif.
7. 
   7
   Siapa yang bertanggung jawab? Pertanggungjawaban adalah elemen penting rencana yang baik. Siapa yang bertanggung jawab atas penyelesaian tiap tugas? Walau ada tim yang mengerjakan sebuah tugas, satu orang harus bertanggung jawab memastikan tugas itu selesai tepat waktu.
8. 
   8
   Tulis strategi. Amati rencana kerja Anda, kemudian putuskan bagaimana Anda menggunakan sumber daya sembari mengatasi batasan untuk mencapai tujuan dan target.

   • Tulis daftar tindakan yang terperinci. Kenali apa yang harus terjadi tiap hari atau tiap minggu agar tujuan Anda tercapai. Cantumkan juga tindakan apa saja yang harus dilakukan oleh anggota tim lainnya. Anda bisa menggunakan software manajemen proyek atau kalender pribadi untuk mengatur informasi ini.
   • Buat jadwal. Walau Anda boleh membuat jadwal kerja tentatif, kejadian atau situasi tidak terduga bisa muncul sewaktu-waktu. Karenanya, sediakan ruang di jadwal Anda untuk menghindari keterlambatan.

form GA ( general afair)

contoh 1

contoh 2

contoh 3

contoh 4

Mengangkat telfon

cara menerima telepon dan menelepon yang Baik

1. Pengertian Etika Bertelepon

Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam   bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah

1. Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat.
2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).
3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon.
   1. Berikan respon secara tepat dan lugas.
   2. Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.
   3. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.

1. Segeralah angkat jika telepon berdering.
2. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.
3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
4. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.

4. Langkah-langkah dan teknik menelepon

1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi
2. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
3. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.
4. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

5. Cara menggunakan telepon yang baik

1. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.
   1. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.
   2. Ucapkan salam.
      1. Tanyakan identitas penelepon.
      2. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.
         1. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
         2. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.
            1. Akhiri pembicaraan dengan salam.
            2. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon

1. Suara terlalu keras.
2. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.
3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.
4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5. Berbicara dengan nada memerintah.
6. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
   Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

ruang rapat

berikut adalah macam-macam ruang rapat dengan berbagai bentuk :
1. Lingkaran
2. Persegi
3. Bentuk U
4. Bentuk L dan T